Les étapes du projet
L'intelligence collective
Afin d'harmoniser les pratiques d'instructions et les dépôts de dossier, les participants ont décidé de créer une plateforme d'échange ouverte aux bailleurs et aux gestionnaires. Pour permettre à chacun de se baser sur des pratiques communes, les participants ont imaginé des espaces pour chaque étape de l'instruction où il est possible de télécharger les documents nécessaires à sa validation. Ils ont aussi imaginé de ces espaces serait accompagnés de "fiches pratiques" qui décortiquent les contraintes du bailleur et les éléments à fournir pour le gestionnaire pour cette étape. Les participants ont aussi décidé de créer un espace appelé "le club" où il serait possible de créer des événements informels afin que gestionnaires et bailleurs se rencontrent et discutent de leurs pratiques. Enfin, un accès à leur outil d'instruction dématérialisée SPLS/Galion à été aussi imaginé.
Tester l'idée
Quelques semaines plus tard, les agents de la DREAl se sont aperçus qu'une plateforme d'État nommée OSMOS correspondait aux besoins décelés (dépôt de document et création d'événement). Après la résolution de cette contrainte technique, nous avons donc décidés de tester notre service auprès d'autres agents publics et bailleurs à l'aide d'un storyboard afin de décrire l'expérience utilisateur dans sa globalité : Du moyen pour diffuser le dispositif à l'utilisation de la plateforme.
scénario
Slide 1 :
- Les 18 gestionnaires de la région se réunissent pour discuter du dispositif
d’échange de pratiques pour la programmation. C’est un temps d’échange
permettant de diffuser le dispositif auprès des gestionnaires des différents
départements de la région.
- Une personne présente l’outil d’échange de pratiques pour la programmation
et les différents moyens pour communiquer le dispositif auprès de leurs
collaborateurs.
Slide 2 :
- Différents moyens pour communiquer le dispositif sont proposés :
- Un flyer avec les démarches à suivre pour accéder à l’outil osmos.
- Un bandeau pour e-mail avec une infographie cliquable.
- Un SMS avec une infographie cliquable.
- Sur ces moyens de communication, se trouvent l’explication du dispositif
d’échange de pratiques pour la programmation et un moyen pour demander
une inscription sur l’espace collaboratif MTE - Financement du logement
social - Auvergne-Rhône-Alpes dédiée à l’échange de pratiques présent sur
la plateforme collaborative OSMOS.
Slide 3 :
- Après une rencontre entre une gestionnaire et un bailleur pendant une
réunion de programmation, le gestionnaire donne au bailleur un de ses moyens de communication pour
lui permettre d’accéder à l’espace collaboratif.
Slide 4 :
- Le bailleur rencontre une difficulté lors de la constitution d’un dossier d’agrément, il a
avec lui le flyers précédemment donné par son gestionnaire.
Slide 5 :
- Le bailleur s'inscrit sur la plateforme OSMOS et se rend dans l’onglet
document présent sur l’espace collaboratif MTE - Financement du logement
social - Auvergne-Rhône-Alpes.
- Il trouve une fiche pratique qui répond au problème auquel il est confronté.
Slide 6 :
- Il imprime cette fiche pratique pour l’avoir avec lui tout au long de cette étape.
- Sur cette fiche, se trouvent les informations suivantes :
- l’intitulé de l'étape de l'instruction dont la fiche est question.
- Les contraintes du bailleur pour réaliser cette opération.
- Les éléments à fournir pour le gestionnaire afin de réaliser l’étape de
l’instruction concernée.
Slide 7 :
- De son côté, la gestionnaire aussi va sur l’espace collaboratif MTE - Financement du
logement social - Auvergne-Rhône-Alpes présent sur la plateforme collaborative
OSMOS et se rend sur l'onglet Calendrier.
- Elle voit un événement informel de prévu entre les gestionnaires de son
département et décide de s’inscrire à l'événement pour y participer.
Slide 8 :
- Plusieurs gestionnaires et baileurs se retrouvent pour un échange informel et discuter de
leurs pratiques.
